Génération des factures et amélioration du suivi des commandes
Oxatis vous permet
maintenant de générer les factures liées à vos commandes. C’est
une avancée importante et attendue, qui va améliorer la satisfaction de
vos clients
et vous faire gagner du temps !
Vous découvrirez également que nous avons
profondément amélioré le suivi des commandes
dans votre plateforme e-commerce.
Suivi des commandes
Les principaux changements
Le suivi des commandes a évolué, notamment :
- L’aperçu d’une commande devient visible en cliquant sur son numéro
dans la colonne de gauche.
- Les propriétés sont maintenant affichées dans une vue contenant des
onglets. NB : il est possible d’ouvrir tous les onglets en cliquant sur
le bouton « + » en haut à droite de la liste des onglets.
- Les champs relatifs aux adresses de facturation et de livraison sont
maintenant modifiables à volonté. S’ils sont modifiés, la fiche du
client associée à la commande est automatiquement remise à jour.
- Un nouveau champ « Note Interne » permet d’insérer des informations
non publiées sur la commande et un filtre permet de rechercher dans ce
champ pour l’ensemble des commandes.
Evolutions des commandes et gestion de stock :
Les traitements de l’évolution des commandes ont été revus. Dans les
propriétés de la commande, vous trouverez de nouvelles actions : « Valider
la commande« , « Annuler la commande » et « Supprimer
la commande« . Ces opérations sont désactivées lorsqu’elles
ne sont pas possibles.
Par exemple, il est impossible de valider une commande déjà validée
ou (comme vous le verrez par la suite) de supprimer une commande
associée à une facture. En fonction de l’état de la commande et de
l’action effectuée, une vue récapitulative peut être proposée
concernant la gestion du stock. Concrètement, si vous annulez une
commande, le stock des articles associés sera re-crédité.
Facturation :
Préambules et informations importantes concernant la facturation
- Les factures sont des documents légaux. Il est important de faire le
point avec votre expert comptable sur les mentions légales que vous
devez obligatoirement faire figurer dans l’entête et le pied de vos
factures. Cela dépend du statut de votre entreprise ou de votre
activité.
- Une commande pour laquelle une facture a été émise ne peut plus être
modifiée ou supprimée, c’est une obligation légale.
- La numérotation des factures est linéaire et croissante dans le
temps, c’est également une obligation légale. Vous pouvez choisir le
numéro initial pour la première facture lors de l’activation de la
facturation. Vous pouvez aussi faire précéder chacun des numéros par un
préfixe alphanumérique ou daté (Exemple : « 2010-04- », la datation se
faisant automatiquement).
Gestion des propriétés de la facturation
Avant de pouvoir générer des factures, vous devez activer la
gestion de la facturation. Dans le suivi des commandes, cliquez sur le
bouton [Propriétés de facturation]. Attention, avant d’activer cette
fonctionnalité, vous devez au préalable configurer et tester l’affichage
de vos factures. Pour cela, renseignez uniquement les zones d’entête
et de pied de facture, puis sauvegardez. Pré-visualisez ensuite la
facture d’exemple. Par défaut la prévisualisation se fait en utilisant
la dernière commande confirmée. Aucune facture n’est générée réellement
lors de la prévisualisation. A partir du moment où vous êtes satisfait
du rendu de votre facture, vous pouvez activer la facturation.
Génération des factures
La
génération des factures est intégrée aux états d’avancement. Pour
rappel, les états d’avancement regroupent les étapes de la vie d’une
commande. Lors de l’ajout d’un nouvel état d’avancement, une nouvelle
case à cocher « Générer la facture » est disponible. Cocher cette case
entraine la génération de la facture. Attention, une fois la facture
créée pour la commande, il n’est plus possible de revenir en arrière, le
numéro de facture est attribué, ne peut pas être annulé ou réutilisé !
L’utilisation des états d’avancement permet de notifier le client pour
lui indiquer que sa facture est disponible. En suivant un lien contenu
dans le message envoyé par le système, le client peut facilement accéder
à l’historique de la commande et imprimer sa facture.
Quelques questions/réponses
Quelles sont les conditions requises pour générer des
factures ?
• La facturation doit être activée.
• L’entête et le pied des factures doivent être en conformité avec les
obligations légales liées à votre activité et à votre statut.
• La commande doit être validée (son paiement confirmé).
Suis-je obligé de passer par un état d’avancement pour
générer les factures de mes commandes ?
Oui, c’est l’unique solution que nous vous proposons. Notez toutefois
qu’il est possible de générer une facture sans notifier le client par
email, puis de l’imprimer pour la glisser ensuite dans le colis à
livrer.
J’ai annulé une commande par erreur, comment puis-je la
récupérer ?
Editez simplement les propriétés de la commande et cliquez sur le bouton
[Valider la commande]. Le statut sera mis à jour et les stocks
associés aux articles seront décrémentés.
J’ai facturé une commande par erreur, comment puis-je la
supprimer ?
Légalement, il n’est pas possible de supprimer une commande facturée.
Dans ce cas, vous devez générer un avoir pour votre client en créant une
remise égale au montant de votre commande et l’associer à votre
client.