Un partenaire qui valorise

et améliore votre site Oxatis

BLOG : Référencement formation conseils OXATIS
Rechercher   Retour aux billets

Nous l'attendions depuis longtemps la facturation intégrée chez oxatis

Génération des factures et amélioration du suivi des commandes

Oxatis vous permet maintenant de générer les factures liées à vos commandes. C’est une avancée importante et attendue, qui va améliorer la satisfaction de vos clients et vous faire gagner du temps !
Vous découvrirez également que nous avons profondément amélioré le suivi des commandes dans votre plateforme e-commerce.

Suivi des commandes

Suivi commandes

Les principaux changements
Onglets commande

Le suivi des commandes a évolué, notamment :

  • L’aperçu d’une commande devient visible en cliquant sur son numéro dans la colonne de gauche.
  • Les propriétés sont maintenant affichées dans une vue contenant des onglets. NB : il est possible d’ouvrir tous les onglets en cliquant sur le bouton « + » en haut à droite de la liste des onglets.
  • Les champs relatifs aux adresses de facturation et de livraison sont maintenant modifiables à volonté. S’ils sont modifiés, la fiche du client associée à la commande est automatiquement remise à jour.
  • Un nouveau champ « Note Interne » permet d’insérer des informations non publiées sur la commande et un filtre permet de rechercher dans ce champ pour l’ensemble des commandes.

Evolutions des commandes et gestion de stock :

Gestion stock

Les traitements de l’évolution des commandes ont été revus. Dans les propriétés de la commande, vous trouverez de nouvelles actions : « Valider la commande« , « Annuler la commande » et « Supprimer la commande« . Ces opérations sont désactivées lorsqu’elles ne sont pas possibles.

Par exemple, il est impossible de valider une commande déjà validée ou (comme vous le verrez par la suite) de supprimer une commande associée à une facture. En fonction de l’état de la commande et de l’action effectuée, une vue récapitulative peut être proposée concernant la gestion du stock. Concrètement, si vous annulez une commande, le stock des articles associés sera re-crédité.

Facturation :

Préambules et informations importantes concernant la facturation

  • Les factures sont des documents légaux. Il est important de faire le point avec votre expert comptable sur les mentions légales que vous devez obligatoirement faire figurer dans l’entête et le pied de vos factures. Cela dépend du statut de votre entreprise ou de votre activité.
  • Une commande pour laquelle une facture a été émise ne peut plus être modifiée ou supprimée, c’est une obligation légale.
  • La numérotation des factures est linéaire et croissante dans le temps, c’est également une obligation légale. Vous pouvez choisir le numéro initial pour la première facture lors de l’activation de la facturation. Vous pouvez aussi faire précéder chacun des numéros par un préfixe alphanumérique ou daté (Exemple : « 2010-04- », la datation se faisant automatiquement).

Gestion des propriétés de la facturation

Activation facturationAvant de pouvoir générer des factures, vous devez activer la gestion de la facturation. Dans le suivi des commandes, cliquez sur le bouton [Propriétés de facturation]. Attention, avant d’activer cette fonctionnalité, vous devez au préalable configurer et tester l’affichage de vos factures. Pour cela, renseignez uniquement les zones d’entête et de pied de facture, puis sauvegardez. Pré-visualisez ensuite la facture d’exemple. Par défaut la prévisualisation se fait en utilisant la dernière commande confirmée. Aucune facture n’est générée réellement lors de la prévisualisation. A partir du moment où vous êtes satisfait du rendu de votre facture, vous pouvez activer la facturation.

Génération des factures

Générer factureLa génération des factures est intégrée aux états d’avancement. Pour rappel, les états d’avancement regroupent les étapes de la vie d’une commande. Lors de l’ajout d’un nouvel état d’avancement, une nouvelle case à cocher « Générer la facture » est disponible. Cocher cette case entraine la génération de la facture. Attention, une fois la facture créée pour la commande, il n’est plus possible de revenir en arrière, le numéro de facture est attribué, ne peut pas être annulé ou réutilisé !
L’utilisation des états d’avancement permet de notifier le client pour lui indiquer que sa facture est disponible. En suivant un lien contenu dans le message envoyé par le système, le client peut facilement accéder à l’historique de la commande et imprimer sa facture.

Quelques questions/réponses

Quelles sont les conditions requises pour générer des factures ?
• La facturation doit être activée.
• L’entête et le pied des factures doivent être en conformité avec les obligations légales liées à votre activité et à votre statut.
• La commande doit être validée (son paiement confirmé).

Suis-je obligé de passer par un état d’avancement pour générer les factures de mes commandes ?
Oui, c’est l’unique solution que nous vous proposons. Notez toutefois qu’il est possible de générer une facture sans notifier le client par email, puis de l’imprimer pour la glisser ensuite dans le colis à livrer.

J’ai annulé une commande par erreur, comment puis-je la récupérer ?
Editez simplement les propriétés de la commande et cliquez sur le bouton [Valider la commande]. Le statut sera mis à jour et les stocks associés aux articles seront décrémentés.

J’ai facturé une commande par erreur, comment puis-je la supprimer ?
Légalement, il n’est pas possible de supprimer une commande facturée. Dans ce cas, vous devez générer un avoir pour votre client en créant une remise égale au montant de votre commande et l’associer à votre client.

Rédigé le  8 avril 2010 15:33  -  Lien permanent
Abonnez-vous au fil d'ID : Conseils webmarketing Abonnez-vous pour recevoir directement dans votre mail la parution des nouveaux articles de notre blog Oxatis Web Informer Button

Commentaires

Voilà une avancée intéressante ;)
Oxatis est une plateforme qui évolue constamment, mais il me semble qu'Oxatis avait un partenariat avec EBP, qui est lui même un logiciel de comptabilité et de facturation. Comment évoluera ce partenariat à l'avenir, est-ce que la facturation Oxatis ne vient pas manger un peut sur les activité de son partenaire?
Publié par : Lunettes de marques - 13 avril 2010 12:21

Apportez votre commentaire sur ce blog oxatis

Les commentaires sont modérés dans le seul but d'avoir un espace constructif à la réflexion de tous. Ils n'apparaitront pas tant que l'auteur ne les aura pas approuvés Ce que nous nous engageons à faire dans les 48h au maximum. L'équipe ID AGIR vous remercie chaleureusement de votre contribution et est très fière de partager avec vous l'expérience acquise auprès de nos clients tout au long de la vie de leurs projets.
Le nom et l'adresse email sont obligatoires. L'adresse email ne sera pas affichée avec le commentaire.
Votre commentaire
Votre nom *
Votre Email *
URL de votre site | Faites votre pub